job specification

NÍVEL PLENO - OPERAÇÕES, FLUXOS E ATENDIMENTO

O que esperamos desta profissional na Alter

Buscamos uma profissional que enxergue a operação como um sistema vivo.

Mais do que controlar tarefas, queremos alguém capaz de entender a lógica dos projetos, antecipar conflitos de agenda, equilibrar a carga de trabalho da equipe e garantir que cada cliente tenha uma experiência organizada, transparente e eficiente.

Ela será uma das principais guardiãs dos processos da Alter, ajudando a transformar planejamento em execução e execução em resultados.

Compromisso com Diversidade e Inclusão

Esta vaga é destinada prioritariamente a mulheres negras, como parte da estratégia da Alter de ampliar a presença de profissionais negras em funções técnicas, de coordenação e liderança.

A Alter acredita que equipes diversas produzem melhores soluções, ampliam perspectivas e fortalecem a capacidade de inovação e transformação da comunicação.

Objetivo da posição

Garantir a organização, fluidez e eficiência da operação da Alter, atuando como elo entre clientes, equipe e lideranças. A profissional será responsável por coordenar cronogramas, distribuir demandas, acompanhar entregas, monitorar prazos e apoiar o atendimento aos clientes, assegurando qualidade, produtividade e alinhamento entre todas as áreas envolvidas.

Na prática, esta posição funciona como uma combinação entre gestão de projetos, tráfego interno, coordenação operacional e atendimento , sendo peça-chave para a sustentação da rotina da agência.

Principais responsabilidades

Gestão de Projetos e Operações

• Elaborar, atualizar e monitorar cronogramas de projetos.
• Estruturar planos de trabalho e fluxos de execução.
• Garantir o cumprimento de prazos e entregas.
• Identificar gargalos, riscos e desvios de cronograma.
• Apoiar lideranças na priorização de demandas.
• Coordenar múltiplos projetos simultaneamente.

Tráfego Interno

• Distribuir atividades entre as equipes de conteúdo, imprensa, design, audiovisual e marketing.
• Controlar capacidade produtiva e ocupação da equipe.
• Acompanhar status de execução das tarefas.
• Cobrar atualizações e garantir visibilidade sobre o andamento dos projetos.
• Apoiar o planejamento de férias, ausências e remanejamento de recursos.

Atendimento e Relacionamento com Clientes

• Participar de reuniões de alinhamento.
• Registrar e organizar demandas dos clientes.
• Produzir atas, encaminhamentos e planos de ação.
• Realizar acompanhamento cotidiano dos projetos.
• Garantir que expectativas, escopo e cronogramas estejam alinhados entre cliente e equipe.

Processos e Melhoria Contínua

• Apoiar a implementação e evolução de processos internos.
• Alimentar ferramentas de gestão.
• Produzir relatórios de acompanhamento.
• Sugerir melhorias operacionais.
• Contribuir para a padronização de fluxos, documentos e rotinas.

Requisitos obrigatórios

• Formação em Comunicação, Administração, Marketing, Relações Públicas, Gestão de Projetos ou áreas correlatas.
• Experiência prévia em agências de comunicação, marketing ou consultorias.
• Vivência em gestão de projetos e atendimento.
• Excelente organização e capacidade de planejamento.
• Domínio de ferramentas de gestão de projetos.

Conhecimento obrigatório em:

• Trello
• ClickUp
• Google Workspace
• Excel ou Google Sheets

Diferenciais

• Certificação em metodologias ágeis.
• Conhecimento em gestão de capacidade produtiva (HH).
• Experiência em projetos de comunicação corporativa.
• Vivência com clientes de sustentabilidade, terceiro setor ou organismos internacionais.
• Conhecimento básico de CRM.
• Familiaridade com Inteligência Artificial aplicada à produtividade e gestão, ESPECIALMENTE CLAUDE.

Competências comportamentais

Organização extrema

Consegue administrar simultaneamente dezenas de entregas, projetos e interlocutores sem perder controle de prioridades.

Capacidade de coordenação

Tem habilidade para mobilizar pessoas, cobrar retornos e manter os projetos em movimento sem gerar ruídos desnecessários.

Comunicação clara

Consegue traduzir demandas, alinhar expectativas e facilitar a comunicação entre diferentes áreas.

Senso de urgência

Entende a diferença entre o que é importante, urgente e estratégico.

Proatividade

Antecipar problemas é mais importante do que reagir a eles.

Inteligência relacional

Lida bem com clientes, equipes multidisciplinares e diferentes estilos de trabalho.

Indicadores de desempenho

• Percentual de entregas realizadas dentro do prazo.
• Taxa de retrabalho.
• Cumprimento dos cronogramas dos projetos.
• Satisfação dos clientes.
• Nível de ocupação e distribuição equilibrada da equipe.
• Tempo médio de resposta às demandas.
• Qualidade dos registros, atas e controles operacionais.
• Redução de gargalos e atrasos recorrentes.